2025.06.13 2025.06.13

【完全保存版】事務所移転前の手続きと引越準備ガイド！失敗しないための実践ノウハウ

ハマタロウ博士1号

事務所移転は単なる「引越し」ではなく、企業にとって戦略的な経営判断のひとつです。しかし、いざ移転となると「何から手をつけていいかわからない」というご担当者の声を多く耳にします。

この記事では、事務所移転の経験がない方でも安心して進められるように、移転前の手続きと準備作業を徹底的に解説します。移転コストを抑えつつ、トラブルのないスムーズな移転を実現しましょう。

事務所移転に必要な各種「届出」と手続き
- 官公庁への主な届出
- その他の変更・通知
社内で準備しておくべきこと
引越作業の事前準備と当日対応
原状回復と退去の立ち会い
オフィス移転の第一歩は「物件探し」から
まとめ

事務所移転に必要な各種「届出」と手続き

移転先が決まったら、まず行うべきは「住所変更」に関する各種届出です。これは忘れると事業運営に支障が出るだけでなく、法律違反にもつながる恐れがあります。

官公庁への主な届出

法務局：本店移転登記の変更届
- 移転から2週間以内に申請が必要です。怠ると最大で10万円の過料が科されることがあります。事業所所在地や代表者の印鑑証明書などの添付書類も必要になるため、事前に確認して準備しましょう。
税務署：異動届出書の提出
- 事業所の所在地が変更になった場合は、所轄税務署に異動届を提出します。提出期限は移転後すみやかに。法人設立届出書の提出先が変わるため、管轄の変更も伴います。
都道府県税事務所・市区町村役場：法人事業税や住民税の異動届
- 地方税の申告先が変更になるケースもあるため、移転先の自治体に確認し、所定の書類を提出します。自治体ごとに期限が異なるため注意が必要です。
年金事務所：適用事業所所在地変更届
- 社会保険（厚生年金・健康保険）の適用事業所情報を変更する必要があります。これは移転日から5日以内に提出するのが望ましいとされています。社員の保険証発行などに影響するため、早めの対応が求められます。
労働基準監督署・ハローワーク：事業所変更届
- 雇用保険、労災保険の適用の観点から、労働局関係機関にも変更届を提出します。労働保険番号や雇用保険手続きが適切に引き継がれるよう、正確な記載と期限内の提出が必要です。

その他の変更・通知

名刺、会社案内、契約書、請求書の表記変更
- 社外文書の住所修正は忘れがちな項目ですが、信頼性の観点からも早めの対応が重要です。
取引先・顧客への移転案内送付
- できれば移転の2週間前には案内を発送しておきましょう。電話・FAX番号の変更がある場合は特に早めの連絡を。
金融機関・保険会社などへの登録住所変更
- 法人口座の住所登録変更には登記簿謄本の提出が必要な場合もあります。優先順位をつけて進めましょう。
郵便局への転送依頼（最低1年間）
- 転送届はWebまたは窓口で手続き可能です。転送期間終了後は郵送物が旧住所に戻るため、なるべく1年更新で対応しましょう。
インフラ契約（電気・水道・インターネット・電話）の解約と再契約
- 電気・水道は3営業日前までの連絡で開通できることが多いですが、インターネット回線や電話回線は開通までに2〜4週間以上かかるケースもあります。建物内の設備状況や工事の有無によりさらに延びることもあるため、1ヶ月以上前には申し込みを済ませておくのが安心です。

これらの作業は想像以上に煩雑で、書類の手配や役所とのやりとりだけでも数週間かかることがあります。できるだけチェックリストを作成し、役割分担を明確にして進めることが大切です。

社内で準備しておくべきこと

事務所移転は対外的な手続きだけではありません。社内調整こそが、実は最も手間がかかる部分でもあります。特に中小企業やスタートアップでは担当者が1人で複数のタスクを兼任するケースが多く、準備不足による混乱も少なくありません。

オフィスレイアウトと家具配置の検討

社員数に応じたスペース配分（執務室・会議室・休憩スペース）
- 業務内容に応じたゾーニングを行い、集中と交流の両立を図ることが重要です。部署間の距離感や動線の工夫も作業効率に直結します。
将来の人員増加も見据えた余裕ある設計
- 短期的な最適化だけでなく、今後の採用や組織改編を見越した柔軟なレイアウトにすることで、再移転やレイアウト変更のリスクを低減できます。
コミュニケーション導線を意識した配置
- 上司・部下の距離感や、チーム間のコラボレーションを促進する席配置も重要です。執務スペースと共用エリアのバランスにも注意しましょう。

社内ルール・物品の見直し

フリーアドレス化やペーパーレス化の導入を検討
- 個人固定席をなくすことで空間を効率的に使え、ペーパーレスの導入と併せることでファイル収納スペースも削減できます。これにより将来的なレイアウト変更にも柔軟に対応可能です。
不要書類や物品の棚卸し・廃棄
- 移転は“断捨離”のチャンスでもあります。長期間未使用の備品や、保管期限が過ぎた書類を処分することで、引越荷物の削減とコスト削減につながります。
新しい什器や備品の手配（納品までに時間がかかることも）
- 特注什器や最新モデルの導入を検討する場合、納品までに1～2ヶ月かかることもあります。レイアウト設計と並行して、できるだけ早めの手配が望まれます。

移転に伴い、不要な什器や備品が発生するケースも少なくありません。処分する前に、まだ使える家具を見直すことも重要です。たとえば「もったいないオフィス家具」では、再利用可能なデスクやチェアなどを引き取り、リユース・リサイクルへとつなげる取り組みを行っています。単なる廃棄ではなく、資源の再活用を通じて環境にもやさしい移転を実現できます。こうしたサービスを活用することで、処分費の削減と環境配慮の両立を図ることができます。

社員への情報共有と意識づけ

移転スケジュールと担当者を明文化
- 全社的に移転日程と役割分担を共有しておくことで、混乱を最小限に抑えられます。プロジェクト進捗を可視化できるよう、社内掲示や社内ポータルでの共有も有効です。
引越しマニュアルの配布
- 荷造りルールや備品の処理方法、廃棄申請フローなどを明文化し、社員に配布することで、作業の質を一定に保ち、当日の混乱を避けられます。
新オフィスの案内図・通勤ルートの共有
- 通勤時間の変化や最寄り駅の案内、ビル入館の手順なども事前に案内しておくことで、不安や混乱を軽減できます。特にセキュリティが厳しいビルでは、事前説明が欠かせません。

「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを整理し、プロジェクトとして社内で進める体制が重要です。可能であれば、各部署の代表による移転チームを立ち上げることをおすすめします。

引越作業の事前準備と当日対応

業者選定のコツ

オフィス移転専門の引越業者を選ぶ
- 家庭用の引越業者では、情報セキュリティや大型什器の取扱い、養生ルールなどで不安が残ります。オフィス移転に特化した実績豊富な業者を選定しましょう。
複数社から見積もりを取り比較
- コストだけでなく、サービス範囲・補償内容・対応力の比較も重要です。見積もり時には実地調査を依頼し、条件を明文化することも忘れずに。
オフィス家具や什器の解体・再設置、配線対応まで一括依頼できるか確認
- 特にネットワークや電話回線は、IT部門と連携の上、ワンストップで対応できるかを重視しましょう。社内業務の停止を最小限に抑える鍵になります。

荷造りとラベリング

重要書類は専用BOXを使用
- 契約書、顧客名簿、人事データなどは個別管理が必要です。鍵付きボックスや封印対応の容器を使用し、輸送時の紛失や漏洩を防ぎましょう。
各部署・個人単位で段ボールを分け、明確にラベリング
- 所属部署・名前・フロア・設置場所を明記すると、荷解きがスムーズになります。テープを使った色分けや番号管理を活用するのも有効です。
移転先での開封効率を意識した配置と梱包
- 頻繁に使用する備品と長期保管資料を分けておくと、新オフィスでの初動が円滑に。優先順位を意識した梱包がポイントです。

移転当日の注意点

電源・LAN・Wi-Fiが稼働するかの動作確認
- 引越し当日にネットワークが稼働しないと、業務が完全に止まるリスクがあります。通信機器の設置、回線工事、IP設定などの検証は事前に済ませておくことが理想です。
荷物の搬出入動線の確保と養生確認（ビルの管理会社と事前調整）
- 荷物搬入経路に床や壁への傷を防ぐ養生が必要です。特にエレベーター使用に制限があるビルでは、作業時間の予約や管理人との調整が必須です。
作業立ち会い者の配置（指示・鍵の管理・チェックリスト管理）
- 鍵の受け渡し、業者への指示、忘れ物の確認など、現場で判断・対応できる責任者を最低1人は配置しましょう。当日用のチェックリストを準備しておくと対応がスムーズです。

引越当日は現場監督のような役割が必要です。担当者がバタつかないよう、事前の段取りと当日の役割分担を明確にしておきましょう。

原状回復と退去の立ち会い

忘れてはならないのが、旧オフィスの「原状回復工事」と「撤去処分」です。多くの企業が「スケルトン返し」が前提と考えがちですが、交渉によっては大幅にコスト削減できる可能性もあります。

居抜き退去の交渉で次の借主が見つかれば原状回復不要になるケースも
- 特に家具付きのまま次のテナントへ引き継がれるケースでは、原状回復の大部分が不要になることがあります。ビルオーナーや管理会社と早期に意向を確認し、後継テナントの紹介を受ける・提案することがポイントです。
原状回復範囲は契約書に記載されている内容を熟読（グレーゾーンが多い）
- 「入居時の状態に戻す」と記載されていても、定義が曖昧な場合があり、軽微な補修まで請求されることも。壁紙やカーペットの張り替え範囲、天井や照明の仕様など、細かい条件を読み取り、写真記録なども交えて交渉材料を整理しておきましょう。
相見積もりを取り、ビル指定業者だけに頼らない姿勢も重要
- 指定業者しか使えないとされている場合でも、相場感を掴むために外部業者の見積もりを取得することは可能です。ビルオーナーに対して、価格や工事内容の妥当性を提示できれば、費用交渉に役立つ場合があります。
交渉は早期から始めるのが鉄則
- 原状回復に関する相談は退去直前になってからでは遅く、解約予告を出すタイミングから動き出すのが理想です。交渉材料の収集、見積もり比較、代替案の提案など、一定の準備期間が必要なためです。

さらに、「不要な什器やパーティションをどのように処理するか」も大きな課題です。ここでおすすめしたいのが、株式会社サンエスコーポレーションが運営する「もったいないオフィスドットコム」の活用です。

こうした撤去・処分作業の一部は、自社で環境負荷を抑えながら行える手段もあります。たとえば「もったいないオフィス」では、パーティションの解体・撤去、不用品の回収と再利用を手がけており、廃棄ではなく再資源化を優先した取り組みが特徴です。
原状回復には対応していないものの、処分にかかるコストを抑えつつ環境配慮も実現できるため、「もったいない」という名前の通り、資源を無駄にしない移転を目指す企業には適した選択肢となります。

オフィス移転の第一歩は「物件探し」から

物件選びは、事務所移転の成否を左右する大きな要素です。通勤アクセス、建物設備、周辺環境、将来の拡張性など、考慮すべきポイントは多岐にわたります。

移転経験が少ない場合や、短期間での物件確保が求められるケースでは、専門的な視点からアドバイスが得られる仲介サービスの活用も一つの手です。

たとえば「貸事務所ドットコム」では、東京23区を中心に多様なオフィス物件を検索でき、条件整理の段階からプロのサポートが受けられます。特に居抜きやセットアップ済みオフィスの情報も豊富なので、初期コストを抑えたい企業にとって有効な選択肢となるでしょう。

物件探しに不安がある場合は、こうした専門サイトを活用することで、効率的かつ納得感のある移転につながります。

「貸事務所ドットコム」とは、東京・横浜エリアの賃貸オフィスビルが簡単に探せる、オフィス探しに特化した検索サイトです。創業50年以上の不動産会社、(株)サンエスコーポレーションが運営しており、初めてオフィス物件を探されるお客様、物件探しの時間がないお客様でも直接現場に足を運ぶことなく、物件探しができるように、サイト上で分かりやすく正確な賃貸情報を掲載しています。サイト未掲載の非公開物件も多数ございますので、オフィス物件探しは、ぜひ「貸事務所ドットコム」にお任せください。

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